Организирането на събитие е отговорна задача, която изисква обмисляне и на най-малките детайли. Без значение дали ви предстои тиймбилдинг, семинар или конференция, организирането на събитието може да се окаже предизвикателно начинание. Ако планирате събитие за първи път, трябва да знаете, че има няколко въпроса, на които е добре да си отговорите предварително.
Преди да споделим с вас кои са те, ви препоръчваме, ако все още имате колебания къде да проведете събитието, да го направите в хотел край Банско. За решилите да се насочат към планината и търсещи хотел за събития Банско и регионът има какво да предложат. Районът тук е спокоен и тих и предлага добри условия за провеждане както на вътрешнофирмени, така и на бизнес събития. Сигурни сме, че ако изберете да проведете своето събитие тук, вашите гости ще останат очаровани. Дълго ще си спомнят, че са били част от мероприятие, прекарано в прегръдката на планината сред чист въздух и прекрасни гледки.
- Къде точно се намира хотелът?
Това е първият и може би най-важният въпрос, на който трябва да намерите отговор. Планината е привлекателен избор, ако искате да проведете събитието далеч от градския шум. Но е добре да знаете къде точно е разположен хотелът, който сте избрали. Локацията е сред ключовите съображения, които трябва да се вземат предвид при организиране на едно събитие. Важно е да знаете на какво разстояние се намират гостите от хотела, както и какви са възможностите за придвижване.
Ако той е прекалено далеч и трудно се стига до него, вероятността да отхвърлят поканата за събитието е голяма. Затова е важно да проверите какво е състоянието на пътя, както и какво време би отнело на вашите гости да стигнат до мястото. Не забравяйте да се поинтересувате и от възможността за паркиране. Най-добре изберете хотел, който разполага с паркинг, за да може гостите ви свободно да паркират своите автомобили.
- Какъв е капацитетът на залата и с каква техника разполага?
Друго условие за успешното протичане на събитието е самата зала. Поинтересувайте се какъв е капацитетът на помещението и дали е достатъчно голямо, за да побере всички гости. Повечето хотели разполагат с повече една зала, а самите зали позволяват различна подредба и конфигурация. Спрямо броя на гостите може да прецените коя зала и кой начин на подреждане ще бъде най-добрият избор за вашето събитие.
При избора на хотел за събития обърнете внимание и на оборудването, с което разполага залата. Попитайте дали има осигурени:
- Безжична интернет връзка (Wi-Fi);
- Лаптоп;
- Екран и мултимедия;
- Флип чарт и маркери;
- Микрофони.
За да си спестите създаването на неприятно впечатление у вашите гости и партньори, преди началото на събитието проверете дали всичко е наред с осветлението и озвучаването. Вижте дали мултимедията, микрофоните, лампите работят и в случай че не, сигнализирайте на ръководството на хотела, за да реагира своевременно.
- Какви са вариантите за изхранване?
Важно е да помислите и за изхранването на гостите. Ако събитието е продължително, трябва да предвидите време за почивка и нещо за хапване. Разговаряйте с екипа на хотела дали могат да организират кафе пауза и кетъринг – хапки, дребни сладки и соленки, или работен обяд. Преценете кой вариант би бил по-добър за вас и вашите гости според типа събитие, който организирате.
Менюто трябва да включва разнообразни храни и напитки, за да удовлетвори предпочитанията на максимално много от присъстващите. Съветваме ви да обмислите да бъдат включени и вегетариански предложения, тъй като безмесното хранене става все по-разпространено.
- Какви са възможностите за приятно прекарване на свободното време?
Ако събитието ще бъде няколко дни, е добре да помислите какво могат да правят гостите във времето, в което не са заети с мероприятието. Когато избирате хотел за събития, се поинтересувайте какво има край хотела и какви са възможностите за релакс, които самият хотел предлага. Отговорете си на въпроса как гостите могат да оползотворят свободното си време.
Вече ви споменахме, че при избор на хотел за събития Банско и районът са подходяща опция, тъй като тук може да организирате мероприятия от всякакво естество – от тиймбилдинг за вашия екип до мащабна конференция. Друга причина да обмислите да се насочите към този район са многобройните възможности за приятно прекарване. Разходки сред красива природа и чист въздух, практикуване на различни видове спортове, отдаване на релаксиращи процедури.
- Какви са условията за настаняване?
Макар и последен в нашия списък, този въпрос е също от тези, които трябва да решите още в началото. Съобразете дали хотелът разполага с достатъчно свободни стаи и места за датите, в които сте планирали събитието. Това важи най-вече за събития с продължителност повече от ден. Но дори да сте решили да организирате събитие, продължаващо няколко часа, ако част от гостите ви идват от друг град, може да пожелаят да пренощуват в хотела.
Разговаряйте с екипа на хотела дали може да ви предложи преференциални условия за настаняване на гостите на вашето събитие. Честа практика е да се предоставя на участниците в събитията отстъпка от цената за нощувка.
В обобщение може да кажем, че за да постигнем целите си, при организирането на едно събитие има множество фактори, с които трябва да се съобразим. Банско и районът остават подходящ избор както за фирмени, така и за делови събития.
